Blog

Kdy je nutné uzavírat smlouvu o zpracování osobních údajů?

6. 6. 2019

Smlouvu o zpracování osobních údajů není potřeba uzavírat vždy, záleží především na vzájemném vztahu mezi oběma smluvními stranami. Klíčové je zjistit, zda-li je jeden subjekt ke druhému ve vztahu zpracovatele, či nikoliv.


Smlouva o ochraně osobních údajů se může v praxi nazývat také „smlouva mezi správcem a zpracovatelem“ či „zpracovatelská smlouva“. Tuto smlouvu uzavírá správce osobních údajů se zpracovatelem a v takové smlouvě správce určí účely a prostředky zpracování těch údajů, ze kterých zpracovatel následně vychází.


V praxi však může být velmi komplikované, pakliže jsou dodavatel a odběratel ve vztahu správce a zpracovatele osobních údajů. Mohou tak nastat tři různé varianty s odlišným postupem.


První možností je, že oba subjekty jsou ve vzájemném vztahu správce a zpracovatele osobních údajů. Správcem může kupříkladu být škola a zpracovatelem poskytovatel emailových služeb, externí správce sítě či poskytovatel informačního systému. V tomto případě je uzavření smlouvy nutné.   

Druhá varianta se týká správce osobních údajů a třetími osobami, které mohou mít přístup k osobním údajům, a které nejsou ani správcem ani zpracovatelem osobních údajů. Jejich obvyklým předmětem činnosti jsou práce a činnosti nezahrnující zpracování osobních údajů, ale nahodile se k těmto informacím mohou dostat. V tomto případě není třeba uzavírat zpracovatelskou smlouvu. Doporučuje se ale uzavřít určitou smlouvu, ze které plyne, že činností daných subjektů není zpracování osobních údajů. Ve smlouvě by mělo být i napsáno, že subjekt je vázán k mlčenlivosti o osobních údajích, o kterých se v rámci své činnosti dozví.

Třetí možností je vzájemný vztah dvou správců osobních údajů. Jedná se například o školy, finanční úřady, cestovní kanceláře nebo lékaře. Tyto subjekty mezi sebou nemusí uzavírat zpracovatelskou smlouvu a ani si jinak upravovat vztahy.

Pro více informací a v případě nejasností se na nás neváhejte obrátit, rádi Vám poradíme, či konkrétní smlouvy připravíme.