Blog
Povinnosti cestovních kanceláří vůči klientům při předávání osobních údajů do zahraničí
Obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR) ukládá specifické povinnosti všem, kteří předávají osobní údaje do zahraničí. Vzhledem k tomu, že předávání osobních údajů klientů zahraničním partnerům za účelem plnění smlouvy o zájezdu je neodmyslitelnou součástí provozu většiny cestovních kanceláří, nebo minimálně všech outgoingových, musí se cestovní kanceláře touto problematikou včas zabývat a do května 2018, kdy GDPR vstoupí v účinnost, upravit své procesy a všeobecné obchodní podmínky.
Při předávání osobních údajů do zahraničí je především potřeba v praxi respektovat dvě obecné zásady GDPR: zásadu transparentnosti a zásadu přiměřenosti.
Ze zásady transparentnosti, která je definována v čl. 5 odst. 1 písm. a) GDPR, vyplývá pro cestovní kancelář povinnost být vůči klientovi co nejvíce otevřená a sdělit mu, které informace hodlá do zahraničí a komu předat.
Ze zásady přiměřenosti pro cestovní kancelář vyplývá povinnost minimalizace údajů, tedy předávat pouze ty informace, které jsou nutné. Pokud cestovní kancelář rezervuje hotel pro klienty v Řecku, pravděpodobně bude postačovat, pokud hotelu sdělí jméno, příjmení a datum narození klienta. Poskytnutí čísla účtu klienta by bylo zcela jistě v rozporu se zásadou minimalizace osobních údajů.
Při předávání osobních údajů by si měly cestovní kanceláře ujasnit, jestli předávají pouze klasické osobní údaje nebo i údaje, které jsou citlivé, tzv. zvláštní kategorie osobních údajů. U druhých uvedených je zpravidla potřeba větší obezřetnosti.
Dále by měly cestovní kanceláře řešit, jestli se údaje předávají pouze v rámci EU nebo i do třetích zemí, kde ochrana osobních údajů nemusí odpovídat standardům GDPR. Obecně platí, že pokud cestovní kancelář předává osobní údaje, je vždy povinna informovat klienta o tom, kdo je případným příjemcem osobních údajů a pokud hodlá osobní údaje předat do třetí země, musí klientovi tento úmysl sdělit a uvést, zda existuje nebo neexistuje rozhodnutí Evropské Komise o odpovídající ochraně osobních údajů v předmětné destinaci. Nicméně neexistence tohoto rozhodnutí neznamená, že by cestovní kancelář nesměla dané informace předat.
Cestovní kanceláře tradičně předávají osobní údaje klientů hotelům a leteckým dopravcům. U hotelů bude situace relativně jednoduchá, protože údaje o hotelu jsou uvedené v katalogu, který je zpravidla součástí smlouvy o zájezdu. Klient ví tedy už před uzavřením smlouvy, že jeho osobní údaje poputují do hotelu nacházejícího se v určité zemi. Pokud se hotel nachází na území EU, bude k naplnění zásady transparentnosti bohatě stačit obecná informace ve všeobecných obchodních podmínkách o tom, že osobní údaje v definovaném rozsahu se předávají hotelu určenému ve smlouvě o zájezdu. Pokud se hotel bude nacházet ve třetí zemi, měl by být na tuto skutečnost upozorněn a dále by měl obdržet informaci o existenci nebo neexistenci rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně.
Problematičtější situace nastane při předávání osobních údajů leteckým společnostem, protože cestovní kancelář při uzavírání smlouvy leckdy neví, která letecká společnost bude nakonec dopravu realizovat. Nicméně v rámci dodržení zásady transparentnosti by bylo vhodné klienty upozornit, že osobní údaje v definovaném rozsahu budou předány letecké společnosti, která může sídlit i mimo území EU. Aby si byla cestovní kancelář stoprocentně jistá, že dodržuje požadavky GDPR, měla by ve chvíli, kdy ví, kdo bude realizovat leteckou dopravu, sdělit klientovi tuto informaci spolu s informací o existenci či neexistenci rozhodnutí Evropské komise. Chápeme však, že zasílání podobných sdělení by představovalo pro většinu cestovních kanceláří neúměrné administrativní zatížení.
Pokud chtějí cestovní kanceláře dodržet pravidla o předávání osobních informací do zahraničí podle GDPR, ale nezahltit se zasíláním sdělení o tom komu, kdy a jaké osobní údaje budou předávány, měly by uvažovat o vhodné úpravě svých všeobecných obchodních podmínek, které mohou předávání osobních údajů pro účely plnění smlouvy o zájezdu dostatečně konkrétně upravit. Přizpůsobení všeobecných obchodních podmínek GDPR patří mezi námi poskytované právní služby.
(30.10.2017)
Další články:
Jasper Brinkman
Jasper Brinkman
„Po ničivém požáru hotelu v Praze nás zastupovala advokátní kancelář Holubová advokáti pod vedením advokátky Kláry Dvořákové. Mezi poškozenými bylo hodně členů naší početné rodiny. Advokátka se skvěle orientovala ve složitých mezinárodních zákonech o pojištění i odškodnění a hájila naše práva.
Rád bych ocenil velké úsilí, které musela kancelář vynaložit, aby za mimořádně obtížných okolností dovedla náš případ k úspěšnému odškodnění.
“
Stewards, paní Eva
Stewards, paní Eva
„Návštěva u dcery v Londýně obrátila paní Evě život vzhůru nohama. Na přechod vkročila podle svých slov na zelenou, ale srazilo ji auto. Následovala dlouhá léčba. Ač je paní Eva velmi statečná, zlomeniny v oblasti pánve, s tím spojená omezení a bolestivost jí patrně zůstanou až do konce života. K tomu se přidává pravidelná bolest hlavy a poruchy soustředění.
Paní Eva se na nás obrátila prostřednictvím organizace, která jí přechodně pomáhala zvládat těžkou životní situaci. V té době byla bez prostředků, pouze na doplatcích do životního minima. Pomoct jsme jí mohli díky tomu, že se specializujeme na náhradu škody a zároveň máme kontakty na prověřené kolegy v zahraničí.
Na tomto případu jsme spolupracovali s britskou advokátní kanceláří Stewarts. Advokátky Klára Dvořáková a Rebecca Huxford pomohly paní Evě s dokumentací celého případu, s vysvětlením jejích možností i s tím, jaké jsou rozdíly mezi českým a britským systémem úhrady zdravotní péče nebo sociálních dávek.
V řádu pár měsíců se díky profesionální spolupráci mezi oběmi kancelářemi podařilo dosáhnout nabídky odškodnění od pojišťovny ve výši zhruba sedmi milionů korun. Toto vyrovnání klientka přijala, protože nechtěla věc podávat k soudu v Británii.
Klientce jsme následně pomohli i se souvisejícími daňovými otázkami, přičemž jsme oslovili poradenskou daňovou kancelář auditone, která zajistila i podání daňového přiznání, neboť náhrada ušlého příjmu podléhá dani, na rozdíl od většiny náhrad za újmu na zdraví.
Podle slov paní Evy pro ni zatím nikdo tolik neudělal.
To, že jsme mohli pomoct paní Evě, dává naší práci smysl a přináší nám velkou radost a jsme velmi rádi, že i díky našemu dlouholetému aktivnímu působení v mezinárodní profesní organizaci PEOPIL můžeme na takových případech spolupracovat.
“